Graadmeter Koffiehoek: hoe twee archieven het stoffige imago proberen te lozen

Nico Hofstra 24 feb 2018 Leven

Ze zijn totaal verschillend: het IISG in Amsterdam is met 50 kilometer archief het grootste instituut van de Koninklijke Academie van Wetenschappen. Het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland in het Zeeuwse Zierikzee telt daarentegen maar 3,5 kilometer aan materiaal. Toch komen de twee als beste uit de bus in een onderzoek naar de kwaliteit van onze Nederlandse archieven.

Op de studiezaal van het Internationaal Instituut voor Sociale geschiedenis (IISG) in Amsterdam-Oost zijn vazen met bloemen te vinden.  “En de taart volgt,” zegt Anne Oechtering, hoofd van afdeling Dienstverlening en Collectiebehoud. Uit landelijk onderzoek blijkt dat dit archief het hoogste scoort op onder andere gebruiksvriendelijk en toegankelijkheid van het archief. Van de ruim 3600 respondenten kreeg het IISG het hoogste rapportcijfer: een 8,5.

Oechtering zegt verrast te zijn met het resultaat van het onderzoek waar het IISG dit jaar voor het eerst aan deelneemt. “Ik werk hier pas een klein jaartje en heb destijds met iedereen kennismakingsgesprekken gevoerd,” vertelt ze. “Het was wonderlijk om hoe erg de inzet van de medewerkers ingebakken zit. Zelfs collega’s die meer achter de schermen werken en bijvoorbeeld dingen uit het magazijn halen, vinden dat zij met hun werk bijdragen aan de onderzoeken die hier gaande zijn. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de biografie van een politicus of schrijver. De motivatie om hier aan bij te dragen is erg aanwezig.”

Beeld: ANP/Remko de Waal

Het onderzoek naar de kwaliteit van de archieven is uitgevoerd door de Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (Brain). Om de twee jaar krijgen bezoekers van de deelnemende instellingen een enquête voorgeschoteld ter verbetering van de dienstverlening.

Het gemiddelde cijfer onder de archieven is een 7,9. Een kleine stijging in vergelijking met voorgaande onderzoeken, waarbij de kwaliteit van de archieven nog met een 7,7 bestempeld werd, zo blijkt uit de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven.

Beetje extra

Hulpvaardigheid, vriendelijkheid en deskundigheid zijn volgens de monitor onderdelen waar de archieven hoog op scoren. Het belang van deze kwaliteiten wordt bevestigd door Huib Uil, archivaris van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland, dat het op een na hoogste rapportcijfer scoorde, namelijk een 8,3.

“We proberen zo creatief mogelijk mee te denken met de bezoekers,” stelt Uil. “Als iemand hier komt vragen naar de sterfdatum van een voorouder en wij blijken vervolgens ook foto’s of persoonlijke documenten te hebben, dan loopt diegene toch vaak erg opgewekt de deur uit. Ik denk dat dit beetje extra aandacht zeker heeft bijdragen aan onze hoge score.”

De sfeer in het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland is er dan ook vaak opgewekt. “Als ik langs de koffiehoek loop, waar mensen even het onderzoek onderbreken, dan zie ik daar glimlachende mensen. Een signaal waardoor ik weet dat het goed zit,” aldus Uil.

Online

Volgens Uil stijgt het aantal bezoekers van online-archieven met ‘explosieve aantallen’. Dit in tegenstelling tot fysiek archiefbezoek, dat steeds meer terugloopt. Uit de monitor blijkt dat websitebezoekers positief zijn over bijvoorbeeld betaalmogelijkheden en de snelheid waarmee gezocht kan worden in de collecties.

Er mag echter wel meer archiefmateriaal worden gedigitaliseerd, zo blijkt uit de wens van de respondenten. Maar ook online wordt vooruitgang geboekt, bijvoorbeeld door de Groninger Archieven, dat bezig is diverse websites te vernieuwen. Zij lanceerden onlangs een online-database van 50.000 kentekens, waardoor men kan nagaan in welke auto een Groningse voorouder heeft gereden.

Aandacht voor het online-gebruik en de zichtbaarheid via sociale media blijven volgens het IISG aandachtspunten. Al blijkt uit onderzoek dat het gebruik van sociale media onder bezoekers niet is toegenomen. Wel zijn bezoekers over het algemeen iets positiever over de online mogelijkheden dan voorgaande jaren.

Naast het bouwen van een geheel nieuwe website, probeert het IISG de zichtbaarheid ook te vergroten via andere kanalen, bijvoorbeeld door data beschikbaar te gaan stellen op Wikimedia en Wikidata. Anne Oechtering: “Als iemand online iets zoekt over Karl Marx, dan komt hij er op die wijze achter dat de brieven van Marx via het IISG online beschikbaar zijn gemaakt. Iets waarvan je niet snel zou denken dat het in Nederland bewaard wordt. Ik vind het waanzinnig om op die manier informatie beschikbaar te stellen.”

Ervaring

Onder de vierendertig onderzochte instellingen vallen onder andere Het Brabants Historisch Informatiecentrum, de Groninger Archieven, het Gemeentearchief Zaanstad en het Streekarchief Langstraat, Heusden en Altena op. Zij kregen een 8,2 op het rapport en eindigen daarmee op een gezamenlijke derde plaats.

De archieven willen met de resultaten van het onderzoek met name de ervaring van bezoekers verbeteren, zo stelt gemeentearchivaris Uil. “Want die ervaring is toch wel bijzonder. Zeker als beginnend onderzoeker gaat er een wereld voor je open. Dat je zoveel te weten komt over bijvoorbeeld je voorouders, hoeveel daarover blijkt vastgelegd te zijn. Ik zeg altijd: het is een ontdekkingstocht in de verleden tijd.”

Reageer op artikel:
Graadmeter Koffiehoek: hoe twee archieven het stoffige imago proberen te lozen
Sluiten