Wanneer gebruik je de out of office-functie?

Een afwezigheidsmail zorgt voor overzicht en duidelijkheid als jij even niet bereikbaar bent. Het geeft rust voor jezelf, duidelijkheid voor de ander en scheelt een hoop ‘gedoe’ achteraf. Je zet natuurlijk niet bij elke plaspauze je out of office aan. Gebruikelijk is om de out of office-functie in te stellen als het je niet lukt om binnen 24 tot 48 uur te reageren.

1. Slechte bereikbaarheid: Dit is de meest voorkomende reden om de out of office in te schakelen: je hebt verlof of bent voor enige tijd buiten de deur aan het werk wegens een congres of business trip. 
2. Langdurige afwezigheid: Je kunt de functie eveneens gebruiken wanneer je voor langere tijd afwezig bent. Vanwege ziekte, een burn-out of zwangerschap bijvoorbeeld. Ook een arbeidsconflict kan hieronder vallen.
3. Definitief vertrek: Wanneer je voorgoed stopt met je baan is dat vanzelfsprekend ook reden om je out of office aan te zetten. Wat de reden ook is, het is slim om anderen hierover te informeren.

Hoe je out of office-bericht eruit moet zien

Houd onderstaande tips aan als je een out of office-bericht gaat opstellen. Op die manier weet jij zeker dat jouw boodschap helder overkomt bij de afzender en je zelf zo min mogelijk stress ervaart tijdens jouw afwezigheid.

1. Start je afwezigheidsmail een dag eerder. Het is niet verstandig om te wachten met het instellen van je afwezigheidsmail tot je laatste dag. Dat zorgt voor stress en komt de inhoud van je bericht niet te goede.
2. Vertel de reden van je afwezigheid. Zonder dat je op de details van jouw afwezigheid hoeft in te gaan, is het wel wenselijk als de lezer enig idee heeft van wat er speelt.
3. Vertel hoe lang je afwezig bent. De afzender heeft dan een idee wanneer hij of zij jou wel weer kan bereiken.
4. Noem de mogelijkheden die er wél zijn. Ook al ben jij er niet; de afzender kan wellicht niet wachten totdat jij weer terug bent. Vermeld in je out of office bericht daarom altijd de contactgegevens van een collega die dringende zaken kan overnemen.
5. Zorg voor een goede onderwerpregel. Kies voor een regel die gelijk duidelijk maakt dat jij afwezig bent. Alle overige informatie zet je in het bericht zelf.
6. Blijf ook écht van die mail af. Ook al kun jij gewoon in je mail wanneer je weg bent; zodra het balletje gaat rollen dat jij, ondanks je out of office bericht, toch je mail checkt en beantwoordt, is het hek van de dam. Wees dus consequent.

Meer leren over tijdbesparend werken?
Ben je geïnspireerd geraakt door deze doeltreffende en efficiënte manier van werken? Overweeg dan eens een timemanagement cursus en krijg nog meer inzichten op het gebied van productiever zijn en tijdswinst.