Zo maakt u een einde aan de To do-lijstverslaving

Ik heb een haat-liefdeverhouding met To do-lijsten. Het langwerpige notitieblok met vaalgroene papiertjes ligt standaard naast mijn computer, gaat mee naar elke afspraak en vult zich de hele dag met grote en kleine taakjes, wat me rust geeft. Het is opgeschreven, dus nu kan ik het niet vergeten. Tot zover geen vuiltje aan de lucht.

Het probleem is: in mijn vastberadenheid om de lijst zo compleet mogelijk te maken, komen er steeds onzinnigere taakjes op te staan (‘kapper bellen’, ik bedoel: kom op, die twee woorden opschrijven is al zonde van je tijd). De lijst wordt gedurende de dag almaar langer en langer, ondertussen gebeuren er dingen die niet gepland stonden en taken afvinken komt er nauwelijks van. Het overzicht geeft eerder stress dan rust en het merendeel van de taken voor maandag komen op het lijstje voor dinsdag en dinsdagtaken worden doorgeschoven naar de woensdag. Et cetera.

Een kleine rondvraag leert dat ik niet de enige ben. Collega’s zien ook door de To do-bomen het bos niet meer, sommigen maken naast de lange lijst ook nog shortlists op post-its en agressief getitelde notities (‘To do snel’) op hun iPhone. (Toegegeven: dat doe ik zelf.) Een enkeling kalkt de allerbelangrijkste taak aan de binnenkant van zijn hand. Kortom, overal lijstjes, nergens overzicht. Gekte.

Dit moet anders kunnen, beter, maar hoe?

Op internet vind ik talloze blogs met tips. De fijnste zet ik op een rijtje:

* Maak één lijst, op één plek. Dit kan het beste digitaal want dan kun je taken makkelijk ordenen en prioriteit aanbrengen
* Maak onderscheid tussen things to do voor werk en privé
* Zet de belangrijkste taken bovenaan, de minst belangrijke onderaan
* Haal de onderste 20 % van je lijst af, die maken het verschil niet.
* Houd het behapbaar. Meer dan 10 dingen op je lijst? Split hem in tweeën. De overige taken verdeel je over de rest van de week.
* Markeer twee taken als ‘Most important’. Deze moeten sowieso af voor het einde van de dag. Op stofzuigen voordat deze zijn afgevinkt staat de doodstraf.
* Begin simpel. Voordat je met de twee allerbelangrijkste begint, doe je een paar kleine snelle taakjes, die geven het gevoel dat je de dag productief bent begonnen.
* Wees specifiek: ‘Werk aan marketingplan’ is veel te vaag, ‘Schrijf inleiding, visie en missie’ is veel concreter.
* Schrijf niet op: ‘Bel Ronald’, maar pak de telefoon en bel Ronald meteen.
* Zet achter elke taak een tijdsindicatie en tel die allemaal bij elkaar op om te kijken of het realistisch is dat je deze lijst vandaag af gaat krijgen. Calculeer 5 tot 15 minuten marge in tussen verschillende taken, voor het geval iets uitloopt of er iets onverwachts tussendoor komt.
* Maak aan het einde van de dag een verse lijst voor de volgende dag.

Welja: nog een lijstje. Maar wel eentje waar je wat aan hebt.

P.S. Lees niet het boek The Four Hour Work Week van Timothy Feriss want daar word je depressief van. Hij doet alles vanuit een hangmat in Thailand en propt op wonderbaarlijke wijze 40 uur werk in 4 uur per week. Dat is niet realistisch. Dat kan niet. Ik ben woedend op Timothy dat hij de wereld de illusie geeft dat dit haalbaar is.