De vrije ruimte en het kerstpakket 

De vrije ruimte is het bedrag dat werkgevers onder de werkkostenregeling per jaar mogen besteden aan vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten. De WKR, ofwel werkkostenregeling, is de regeling die werkgevers in staat stelt om een deel van het totale fiscale loon onbelast te besteden aan vergoedingen voor het personeel. 

Alle vergoedingen en verstrekkingen worden onder deze regeling dus als loon gezien. Of het nu gaat om een vergoeding in geld of natura, waar het kerstpakket een voorbeeld van is, het geldt allemaal als loon. Binnen de vrije ruimte hoef je over deze vergoedingen geen loonbelasting te betalen. 

In 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% van de totale loonsom tot 400.000 euro. Boven de eerste 400.000 euro geldt een vrije ruimte van 1,18%. Een bedrijf met een totaal fiscaal loon van 600.000 euro heeft dus een vrije ruimte van 400.000 x 1,7% + (600.000 – 400.000) x 1,18% = 6.800 + 2.360 = 9.160 euro. Deze vrije ruimte geldt voor het hele jaar. Als je dus al een deel van de vrije ruimte hebt besteed voordat je de kerstpakketten gaat bestellen, heb je een lagere beschikbare vrije ruimte. 

Wat is er veranderd?

In 2020 heeft de Belastingdienst de vrije ruimte verruimd van 1,7% naar 3%. Dit deed de Belastingdienst om werkgevers en werknemers te ondersteunen tijdens de pandemie. In 2020 moesten veel niet-essentiële bedrijven natuurlijk tijdelijk de deuren sluiten en er moest vaak thuis gewerkt worden. Deze bedrijven kregen het financieel zwaar. Werknemers en werkgevers die wel bij een essentieel bedrijf werkten, liepen tijdens hun werk mogelijk meer kans op besmetting. 

Deze situatie maakte dat de Belastingdienst ervoor koos om het onbelaste loon voor vergoedingen, zoals het kerstpakket, te verruimen. In 2020 bedroeg de vrije ruimte dus 3% tot de eerste 400.000 euro en 1,2% van de loonsom boven de 400.000. In 2021 bleef de vrije ruimte tot 400.000 euro 3% bedragen, maar zakte de vrije ruimte over de restwaarde van het loon van 1,2% naar 1,18%. 

In 2022 is de verruimde vrije ruimte maatregel beëindigd. Er geldt dus weer een vrije ruimte van 1,7% van de totale loonsom tot 400.000 euro en 1,18% boven de eerste 400.000 euro. Dat betekent dat bedrijven mogelijk een lager budget zullen hebben voor het kerstpakket dan de voorgaande twee jaren. 

Tips voor kerstpakketten bestellen met de nieuwe fiscale regelingen

De fiscale regelingen en de constante aanpassingen zijn voor veel werkgevers verwarrend. Daarom vroegen wij enkele kerstpakketten experts om advies voor werkgevers die nu op zoek zijn naar het perfecte kerstpakket voor hun personeel. 

    1. Wees je bewust van je beschikbare vrije ruimte. Luke van Kerstpakkettenidee adviseert zijn klanten om ervoor te zorgen dat ze precies weten wat hun beschikbare vrije ruimte is alvorens ze de kerstpakketten gaan bestellen. “Alles wat je buiten de vrije ruimte besteedt, is belast met 80% loonbelasting in de vorm van een eindheffing”, waarschuwt Luke. “De kosten voor het kerstpakket kunnen dus hoog oplopen als je meer besteedt dan je beschikbaar hebt binnen je vrije ruimte.” 

    2. Vergeet de btw niet. Cheyenne van Kerstpakketten Expert wijst haar klanten erop dat er over het kerstpakket wel omzetbelasting betaald moet worden, ook wanneer de kerstpakketten vallen binnen de vrije ruimte. “De Belastingdienst gebruikt hiervoor een drempelbedrag van 227 euro per persoon en per boekjaar. Als je per persoon minder dan dit drempelbedrag besteedt aan vergoedingen, betaal je geen btw over het kerstpakket. 

    3. Win advies in bij je accountant. Met al die verschillende regelingen waar je rekening mee moet houden, blijft het lastig om te beslissen hoeveel je nu uiteindelijk kunt uitgeven aan de kerstpakketten in 2022. Daarom adviseert Bruno van Kerstpakket Online om advies in te winnen bij een accountant alvorens de kerstpakketten te bestellen. “Zo zorg je ervoor dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.”